Ratgeber › Datenschutz
Datenschutz in der Mitgliederverwaltung: Die wichtigsten Punkte
Was Vereine nach der DSGVO beachten müssen – von der Rechtsgrundlage über Fotos bis zum Vertrag mit dem Software-Anbieter.
Rechtsgrundlage
Daten, die für die Mitgliedschaft nötig sind (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Bankverbindung für Beiträge), darf der Verein zur Erfüllung der Mitgliedschaft verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für alles darüber hinaus – etwa Fotos im Internet oder Newsletter – braucht es meist eine Einwilligung.
Pflichten im Überblick
- Mitglieder beim Eintritt informieren (Art. 13 DSGVO) – am besten mit dem Aufnahmeantrag
- Zugriff nur für die, die ihn brauchen (Vorstand, Kasse, Übungsleitung je Bereich)
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen
- Mit dem Software-Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) schließen
- Daten ausgetretener Mitglieder löschen, sobald keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht
Fotos und Einwilligungen
Für die Veröffentlichung von Fotos auf Webseite und Social Media holt ihr am besten eine schriftliche Einwilligung ein – bei Minderjährigen zusätzlich die der Erziehungsberechtigten. Einwilligungen sind jederzeit widerruflich und sollten dokumentiert werden.
Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die aktuellen Gesetze und Verwaltungsanweisungen; im Einzelfall bitte das Finanzamt oder eine Steuerberatung fragen.