Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

1. Verantwortlicher

Aytunc Serin, Standwert Beratung, Ritterstr. 33, 33602 Bielefeld
E-Mail: info@vereinmap.de

2. Zwei Rollen: Website und Vereinsdaten

Website, Registrierung, Benutzerkonten, Vertrag und Abrechnung: Hierfür sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Daten, die ein Verein in VereinMAP speichert (z. B. Mitglieder, Bankverbindungen, Finanzen, Dokumente, Nachhilfe-Daten): Verantwortlicher ist der jeweilige Verein. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in dessen Auftrag und nach dessen Weisung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (AV-Vertrag). Fragen zu diesen Daten richten Mitglieder bitte an ihren Verein.

3. Aufruf der Website (Server-Protokolle)

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser-Kennung. Zweck: Auslieferung der Website, Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen, Anmeldesperre bei Fehlversuchen) und Fehleranalyse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Die Protokolle werden nur in begrenztem Umfang vorgehalten und automatisch fortlaufend überschrieben; eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für die Anmeldung (gültig bis zur Abmeldung, längstens 8 Stunden ohne Aktivität). Es gibt keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies, keine Social-Media-Plugins und keine eingebundenen Inhalte Dritter. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich.

5. Registrierung und Benutzerkonten

Bei der Registrierung verarbeiten wir Vereinsname, Ort, Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson, gewählten Tarif sowie die Zustimmung zu AGB und AV-Vertrag. Für Benutzerkonten speichern wir Name, E-Mail, Rolle und Rechte, das Passwort nur als sicheren Hash, optional das verschlüsselte Geheimnis der Zwei-Faktor-Anmeldung, Anmeldezeitpunkte und Online-Zeiten. Zweck: Bereitstellung des Dienstes, Sicherheit, Support. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. f (Sicherheit). Änderungen innerhalb eines Vereins werden in einem Änderungsprotokoll festgehalten, das der Verein einsehen kann.

6. Kontaktformular, Support und E-Mail

Anfragen über das Kontaktformular, den Support im Programm oder per E-Mail verarbeiten wir (Name, E-Mail, ggf. Telefon und Verein, Inhalt der Anfrage), um sie zu beantworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vertragsanbahnung) bzw. lit. f (Beantwortung allgemeiner Anfragen). Systemmails (Zugangsdaten, Benachrichtigungen, Vorabankündigungen im Auftrag der Vereine) versenden wir über den E-Mail-Server unseres Hosters.

Fernzugriff und Anruf mit dem Support

Auf Anfrage des Supports kann ein Vereinsadmin einen zeitlich begrenzten Fernzugriff (höchstens 60 Minuten) freigeben. Der Support arbeitet dann im Vereinskonto mit Admin-Rechten; Anfrage, Freigabe, Beginn, Ende und alle Änderungen werden im Protokoll des Vereins gespeichert. Optional kann der Admin dabei einen Anruf mit Mikrofon oder Mikrofon und Kamera erlauben und seinen Bildschirm teilen. Ton, Bild und Bildschirm werden über WebRTC Ende-zu-Ende-verschlüsselt direkt zwischen den beiden Browsern übertragen – bei Bedarf über einen Vermittlungsserver (TURN) auf unserem eigenen Server in Deutschland, der die verschlüsselten Daten nur weiterleitet. Es findet keine Aufzeichnung statt; gespeichert werden nur die Verbindungsdaten (Zeitpunkte, freigegebene Art). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Support im Rahmen des Vertrags) und die ausdrückliche Freigabe im Einzelfall; der Zugriff ist jederzeit beendbar.

Benachrichtigungen und Push

Benachrichtigungen erscheinen im Programm (Glocke). Schaltet ein Benutzer auf seinem Gerät „Push“ ein, speichern wir die vom Browser erzeugte Push-Adresse und Schlüssel dieses Geräts. Die Nachricht wird auf unserem Server Ende-zu-Ende verschlüsselt und über den Push-Dienst des Browser-Herstellers (z. B. Google, Apple, Mozilla) zugestellt, der nur verschlüsselte Daten sieht. Push lässt sich jederzeit auf der Seite „Benachrichtigungen“ oder in den Browser-Einstellungen ausschalten; die Geräteadresse wird dann gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung auf dem Gerät).

7. Zahlung

Kostenpflichtige Tarife werden per Überweisung nach Rechnung oder über PayPal bezahlt. Bei PayPal werden Sie zu PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg weitergeleitet; dort gelten deren Datenschutzhinweise. Wir erhalten Zahlungsbestätigung, Betrag und Transaktionsnummer. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Rechnungsdaten bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen (§ 147 AO, § 257 HGB: bis zu 10 Jahre) auf.

8. Hosting und Empfänger

Website, Datenbank, Dateiablage, Datensicherungen und E-Mail-Versand werden betrieben bei: STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, in Rechenzentren in Deutschland. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt (Ausnahme: Zahlungen über PayPal, siehe Nr. 7). Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben.

9. Datensicherung

Zum Schutz vor Datenverlust erstellen wir regelmäßig Sicherungen. Kopien werden verschlüsselt an einem zweiten Speicherort in Deutschland abgelegt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

10. Speicherdauer

Wir speichern Daten, solange es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Nach Vertragsende bzw. Löschung eines Vereins werden dessen Daten zunächst 30 Tage im Papierkorb vorgehalten (Schutz vor versehentlichem Löschen) und danach endgültig gelöscht; Datensicherungen spätestens 90 Tage danach. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen) bleiben unberührt.

11. Sicherheit

Verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Passwörter nur als Hash, Zwei-Faktor-Anmeldung, Rollen- und Rechtekonzept, strikte Trennung der Daten je Verein, Änderungsprotokoll und regelmäßige Updates.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an info@vereinmap.de.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.